Wegwijzer bij samenwerking

Slim omgaan met je intellectuele eigendom

Werk je aan een (ver)nieuwend(e) of nieuw(e) dienst of product? Vaak heb je niet altijd alle kennis in huis om alles zelf te doen. Dan schakel je beter externe partners in om je te helpen. Denk aan onderzoeksgroepen, andere bedrijven, partners in het buitenland of zelfs overheden. Waar moet je op letten als je met een ander bedrijf of een andere organisatie samenwerkt?

Step 1/5 De voorbereiding

Eerst denken, dan doen. Ook bij professionele samenwerkingen is dit een goeie leidraad. Daarom denk je beter goed na over het doel van je samenwerking. Stel jezelf voldoende vragen, wil ik:

de kosten drukken?
de ontwikkelingstijd inkorten?
extra kennis, inzichten, knowhow, ervaring verkrijgen?
toegang tot nieuwe markten, klanten, distributiekanalen?

investeerders aantrekken?
voordeel halen uit het merk of de reputatie van de andere?
samen een nieuw bedrijf starten onder een nieuwe naam?
…

En zo zijn er nog 101 vragen die je jezelf kan stellen voor je een samenwerking aangaat. En blijf die vragen stellen: van de ontwikkelingsfase tot de fase waarin je product of dienst live gaat. Waarom? De reden waarom je samenwerkt, bepaalt vaak ook de strategie die je daarna volgt.

Step 2/5 Vind de juiste partners

Heb je nog geen partners op het oog? Ga dan eens kijken in IE-databanken zoals Espacenet. Komt een potentiële partner zelf bij jou aankloppen? Check dan eerst of er wel een match is: zou je bij dezelfde partner uitkomen als die niet voor je deur stond? Wil je samen nieuwe producten ontwikkelen? Of wil je gewoon elkaars kennis kopen? Of nog op een andere manier samenwerken?

Step 3/5 De samenwerking

Heb je beslist met wie en hoe je gaat samenwerken? Breng dan ook eerst de intellectuele eigendom (IE) in kaart.

Maak eerst een inventaris van jouw IE, heb je al octrooien, een merk, modellen,… ? En ook, welke (on)gedocumenteerde kennis en know-how heb je in huis?
Kijk in de IE-databanken welke informatie je vindt van je partners. Welke uitvindingen heeft je partner al op zijn naam? Of welke merken heeft hij al geregistreerd?
Bekijk hoe jouw product verschilt van andere producten.

Bepaal wat je wil delen met je partner(s). Welke info deel je openlijk? Wat hou je geheim? Wat wil je pas delen als je iets in ruil krijgt?
Hoe ga je deze informatie op een goeie manier delen?

Tip!

Leg je idee vast in een i-DEPOT en geef het zo een datumstempel. Die stempel bewijst dat jouw creatie op een bepaalde datum bestond. Dit kan je helpen om te bewijzen dat je de eerste was met dat idee. Opgelet: het beschermt je idee niét.

Step 4/5 Stel een contract op

Wil je je samenwerking – en dus ook de toekomst van je bedrijf – beschermen, dan moet je de tijd nemen om alles duidelijk op papier te zetten. Zeker als je met intellectuele eigendom werkt.

Bepaal het doel en het onderwerp van je samenwerking.
Bepaal wie de IE-rechten krijgt. Hoe sneller je dit doet, hoe minder discussies je achteraf hebt. Een klassieke verdeling? Partij A behoudt de rechten, partij B mag de rechten gebruiken
Bepaal de waarde van je IE en het tarief van een licentie.
Bepaal de duur en voorwaarden van de samenwerking.
Bepaal de vertrouwelijkheidsclausule. Wat is beschermde kennis en wat is gedeelde kennis? Is het toegelaten om eventuele resultaten te delen? Je kan kiezen voor een clausule in het contract of een aparte geheimhoudingsverklaring.

Tip!

Wil je absoluut zeker zijn van een waterdicht contract? Doe dan een beroep op een advocaat.

Step 5/5 Volg de samenwerking op

Verzamel al je contracten en NDA’s op één gedeelde en beveiligde locatie. Controleer regelmatig deze overeenkomsten en houd ze up-to-date én duid partners en collega’s ook op hun verantwoordelijkheid.

Ga voor een open communicatie. Heeft één van de partijen vragen over IE of vertrouwelijkheid? Praat er dan direct over. Ga er niet van uit dat niemand vragen of klachten heeft.

Hou ook meetingverslagen bij. Zo kan je makkelijk bepaalde informatie terugvinden bij eventuele conflicten.